От 1 юни 2025 г. хартиените трудови книжки в България са официално премахнати. Цялата информация за трудовите правоотношения вече се води дигитално в регистър на НАП. Ето какво означава това за вас като работодател.
Какво се промени
Единният електронен трудов запис заменя хартиената трудова книжка. Всички данни за сключване, изменение и прекратяване на трудовите договори, както и ползването на платен годишен отпуск, се подават дигитално към регистъра на НАП чрез квалифициран електронен подпис (КЕП).
Това е най-голямата административна промяна в българското трудово право от години и засяга абсолютно всеки работодател — независимо от размера на компанията.
Какво трябва да направите
1. Сдобийте се с квалифициран електронен подпис (КЕП)
Без КЕП не можете да подавате данни към НАП. Ако нямате, това е първата стъпка.
2. Прехвърлете историческите данни
В преходния период (юни 2025 – юни 2026) работодателите са длъжни да съберат хартиените трудови книжки на всички служители, да верифицират данните и да ги приключат официално, прехвърляйки историята в дигиталния регистър.
3. Настройте процес за текущо подаване
Всяко ново назначаване, изменение или прекратяване трябва да се отрази дигитално в законовия срок. Закъснялото или липсващо подаване е нарушение.
Глобите
Санкциите за неспазване не са символични. Съгласно чл. 414 от Кодекса на труда, глобите за нарушения, свързани с трудовите договори и тяхното администриране, са от 1 500 до 15 000 лв. за всяко нарушение. При повторни нарушения санкциите се удвояват.
Възможност, а не само тежест
В дългосрочен план системата ще оптимизира времето за администрация — елиминира физическото съхранение и разнасяне на документи. Но първоначалната миграция изисква значителен ресурс, който малките компании често нямат.
💡 Не сте сигурни дали сте в съответствие?
Направете нашия безплатен HR одит за 4 минути и вижте кои compliance рискове поемате в момента — включително за електронния трудов запис.